Agiles Projektmanagement mit OpenERP

Projekte agil zu managen ist mit dem ERP-System OpenERP einfach und durch ein eigenes Modul Projektmanagement im User-Interface von OpenERP sehr gut nutzbar. Im folgenden Artikel möchte ich kurz das Projektmanagement mit OpenERP beschreiben.

 

Konfiguration von OpenERP für das Projektmanagement

Zunächst muss das Modul „Project Management“ installiert und konfiguriert sein. Mit den richtigen Berechtigungen als Benutzer von OpenERP kann man dies per One-Click-Installation in den Apps unter Einstellungen aktivieren und im nächsten Schritt konfigurieren. Die Konfigurationsoberfläche bietet vor allem die Möglichkeit durch Aktivieren von unterschiedlichen Einstellungen zum Beispiel Arbeitsprozesse rund um Aufgaben zu automatisieren, Arbeitszeiten zu protokollieren und Ressourcen-Planung zu konfigurieren. Auch lassen sich für den Bereich „Support“ Vorfälle verfolgen und automatisch aus E-Mails Eskalationen generieren, so dass man auf diese Weise Projekte ganzheitlich managen kann.

 

Projektübersicht und Detailansicht von Projekten in OpenERP

Nach der Installation findet man in der Navigation eine neues Element Project. Dieses bietet in der ersten Ansicht eine Projektübersicht und damit die Auswahl einzelner Projekte mit einem integrierten Überblick über anstehende Aufgaben, aufgewendete Stunden und Phasen der Projektdurchführung je Projekt.

Ein kleines Symbol auf der rechten Seite der einzelnen Projekte ermöglicht den Zugriff auf die Konfiguration oder Einstellungen des jeweiligen Projektes. Hier lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen, Teams verwalten, Stages definieren und das Projekt einem Kunden zuweisen. Des Weiteren können hier projektrelevante Aufgaben, Phasen, Dokumente, Stundenzettel und Fälle verwalten.

Diese Optionen ermöglichen eine sehr flexible Verwaltung und ein aufgabenorientiertes Projektmanagement, ohne Projekte in ihrer eigenen Thematik einzuschränken.

 

Projekte in OpenERP managen

In der Projektübersicht kann man direkt ein Projekt anlegen oder öffnen und die Kanban-Ansicht zu Aufgaben in unterschiedlichen Stufen betrachten.

Als Alternative kann man an dieser Stelle auch direkt in den Unterpunkt Aufgaben wechseln. So erhält man übergreifend über alle Projekte eine Ansicht der anstehenden Aufgaben in einer Kanban-Darstellung, die an dieser Stelle zur besseren Usability auch Drag-and-Drop für die einzelnen Aufgaben unterstützt, um diese anderen Phasen zuzuweisen. Gerade wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten beteiligt sind oder projektübergreifend in Aufgaben involviert sind, ist dies ein sehr nützlichen Feature.

 

Projektmanagement mit OpenERP Step-by-Step

Zunächst legt man ein Projekt in OpenERP an. Mit diesem Schritt hat man die Möglichkeit auch gleich das Projekt detailliert zu konfigurieren. Dies erlaubt zum Beispiel den Projektmanager zu definieren und einen Kunden zuzuweisen, aber auch Aufgaben, Dokumente, Phasen, Stundenzettel und Fälle für das Projekt anzulegen.

openERP Projektmanagement Projekt anlegen

 

Phasen im Projektmanagement mit OpenERP

Phasen können detailliert einzelnen Projekten zugewiesen werden oder während der Erstellung eines neuen Projektes für dieses angelegt werden. Sie dienen vor allem für das Projektmanagement von großen und langfristigen Projekten mit OpenERP.

openERP Projektmanagement Projektplanung

Wie für andere Elemente auch, können unter Phasen Bedingungen definiert werden. Hierüber können Vorgänger definiert werden und so der Start einer Phase in Abhängigkeit von anderen Phasen definiert werden. Auch Nachfolger in dem Projekt können hier verankert werden.

openERP Projektmanagement Projektplanung Phase

Phasen sind hier optional. Für kleinere Projekte muss man Phasen in vielen Fällen nicht aktivieren.

In den Einstellungen zu einem Projekt können dann auch direkt das Projektteam definiert und Mitarbeiter zugewiesen werden. Ebenso ist es möglich, hier das Projekt als Vorlage für weitere Projekte zu definieren. Beim Anlegen des Projektes ist es schon möglich, auch gleich die Stufen zu definieren. Diese können frei gewählt werden und sollten sich an den in der Praxis vorhandenen Zuständen der definierten Aufgaben orientieren. Als Stufen könnte man hier also zum Beispiel einfügen: Backlog, in Planung, in Bearbeitung, im Testing, erledigt.

 

Stufen im Projektmanagement mit OpenERP

Stufen oder Stages eines Projektes erlauben die Bewertung von Aufgaben im agilen Projektmanagement mit OpenERP und werden in einer Kanban-Ansicht dargestellt. Die Definition von Stufen ist flexibel in den Einstellungen zu einem Projekt möglich und dem Projektmanager überlassen. Auch die Anzahl der Stufen eines Projektes ist grundlegend nicht begrenzt. Sind die Stufen angelegt, können Aufgaben aus dem Projekt diesen Stufen zugeordnet werden und einfach von einer Stufe zur nächsten per Drag-and-Drop übertragen werden. Dies ist besonders in der Kanban-Ansicht eine sehr benutzerfreundliche Funktionalität.

 

Kanban-Ansicht eines Projektes

Durch die Möglichkeit, eine Kanban-Ansicht je Projekt zu nutzen, die auch von der Usability keine Wünsche offen läßt, ist direkt in OpenERP eine gute Möglichkeit geschaffen, Projekte und Meetings in der Praxis direkt in OpenERP zu verwalten bzw. Ergebnisse aus Besprechungen von Aufgaben und deren Zwischenständen in einem Meeting direkt in OpenERP einzupflegen.

openERP Projektmanagement Aufgaben

Neben der Kanban-Ansicht besteht auch die Möglichkeit, Projektdetails in einer Kalender-Ansicht, Gantt-Ansicht oder tabellarisch zu betrachten oder in einer Formular-Ansicht direkt zu bearbeiten. Auch eine Diagramm-Ansicht ist möglich, die einen grafischen Projektüberblick liefert.

 

Aufgaben im Projektmanagement mit OpenERP

Ist das Projekt angelegt, können direkt die ersten Aufgaben angelegt und den unterschiedlichen Stufen zugewiesen werden. Eine Aufgabe kann daneben auch eine Phase des Projektes zugeordnet werden, wenn Phasen für das Projekt definiert wurden.

Aufgaben beschreiben im Projektmanagement von OpenERP Tasks oder detailliert beschriebene und geplante Teilaspekte eines Projektes. Die Granularität der Aufgaben ist dabei dem Anwender bzw. Projektmanager überlassen. Neben der Zuweisung einer Aufgabe an Mitarbeiter ist auch ein Fortschritt erfassbar, sowie die Möglichkeit gegeben geleistete Stunden zu verwalten bzw. sich einen Überblick darüber zu verschaffen. Auch eine Übersicht zwischen geplanter Stunden und geleisteter Stunden ist hier erhältlich.

openERP Projektmanagement Aufgaben Informatione

 

Fazit zum Projektmanagement mit OpenERP

Projekte mit OpenERP zu verwalten ist einfach und gerade bei agilem Projekmanagement sehr gut verwendbar. Die Oberfläche ist aufgeräumt und ermöglicht sowohl eine gute Ressourcenverwaltung, wie auch die Verwaltung von eigenen Aufgaben und Terminen. Eine sehr wichtige Funktion ist die direkte Buchung von Stunden auf Aufgaben, bzw. Projekte. Dies vereinfacht das Controlling und ermöglicht das direkte Abrechnen von Aufwänden gegenüber dem Kunden.

Vorteile durch die Verwendung von OpenERP:

  • Sehr flexibles Feature für das Projektmanagemen
  • Arbeitsaufwände und Stundenzettel sind je Projekt nutzbar
  • Agiles Projektmanagement möglich
  • Durch den Import von .csv-Dateien ist ein einfaches Anlegen von Projekten möglich

Nachteile:

  • Bei sehr großen Projekten wird die Verwaltung der Projekte aufwendig und sollte an sich schon gut durchdacht sein
  • Import aus anderen Projektmanagement-Tools schwer oder nicht möglich
  • Fehlender MS Project-Export kann bei kollaborativen Projekten ein Hindernis sein.

 

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Michael Antony

Ich arbeite seit 2004 als Geschäftsführer der MEA-SOFT GmbH. Die Schwerpunkte neben wirtschaftlichen Tätigkeiten liegen auf der Beratung, Strategieentwicklung und Konzeption von Onlineprojekten, sowie des Webdesign für Wordpress, Drupal und diversen Onlineshop-Systemen. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Anbindung von Content Management Systemen an Third-Party-Software.